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Los beneficios de utilizar la comunicación interna en las empresas

 Por: Lic. Alberto Delgado Betancourt.

La comunicación interna es uno de los puntos clave de la organización y el desarrollo empresarial, y los empleados son sus principales actores. 
Al utilizar las herramientas correctas y compartir objetivos, realmente puede transmitir mensajes efectivos y ayudar a los empleados a comprender mejor sus valores y estrategia comercial.

Las organizaciones atrapan y filtran la información, la procesan en términos de lo que ya han aprendido, la interpretan, la cambian, y por último actúan sobre ella.

La interpretación de las comunicaciones por los individuos está muy influenciada por sus posiciones organizacionales.

Es por eso que es importante crear un método basado en la participación que mejore la comunicación interna de la empresa. El resultado será; ser  más eficiente en las actividades, participación más activa e incluso una mejora en la imagen que la empresa proyecta de sí misma.

Importancia de la comunicación

Las estructuras organizacionales con sus diversos tamaños, complejidad y formalización, están diseñadas más para evolucionar hacia un sistemas de manejo de información. El mismo establecimiento de una estructura organizacional es síntoma de que se supone que la comunicación sigue una ruta en particular.

INFOGRAFÍA Medios de Difusión en la Comunicación Organizacional 

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Problemas de la comunicación interna

Omisión

Comprende la eliminación de aspectos de los mensajes y ocurre porque los receptores tal vez no comprenden todo el comunicado del mensaje y sólo reciben o envían adelante lo que sí pueden entender.

Distorsión

Se refiere a la alteración de los significados del mensaje al pasar por la organización.

Sobrecarga

Este es el problema de comunicación que tal vez es más característico de las organizaciones.
La sobrecarga conduce a la omisión y contribuye a la distorsión.

Comunicación participativa

La comunicación interna, como debería ser, es la clave para construir un equipo más conectado, motivado y colaborativo. La comunicación interna es efectiva si informa correctamente a los interesados, respondiendo a sus necesidades de comunicación.

Proceso de revisión y mejora de la comunicación interna

Para comenzar a cambiar y mejorar la comunicación, se debe de iniciar escuchando y participando todos los colaboradores de la empresa.
1. porque cada uno es productor y usuario ( emisor y receptor ) de la comunicación interna;
2. porque la experiencia enseña que si todos los actores contribuyen a que la comunicación interna sea más funcional y efectiva, entonces las nuevas reglas que creamos serán compartidas y respetadas.

Resultados de la Comunicación fluida

Podemos resaltar dos factores importantes como resultado de la comunicación fluida:

• Promueve el intercambio de información entre el emisor y el receptor gracias a un flujo de comunicación correcto ;
• Facilita el logro de los objetivos utilizando herramientas útiles y utilizables por todos, hacen que la realización del trabajo se cumpla.

Mantenga la puerta siempre abierta.

El punto de partida para una buena comunicación es cambiar la actitud de quienes producen la comunicación interna. Estas personas deben abandonar las costumbres, que han acumulado errores y complicaciones, y se abran más a la retroalimentación de aquellos que reciben sus mensajes. Los empleados son los protagonistas del cambio, producirán mensajes de acuerdo con las nuevas reglas compartidas. Solo de esta manera la comunicación será más fluida y todo el personal recibirá nuevos mensajes, porque están escritos y difundidos de la manera correcta.
El primer resultado tangible será un mayor número de personas que leen los mensajes, como circulares internas.

Pequeños trucos para cambios radicales en la comunicación

El camino de cambio hacia una mejor comunicación también se basa en pequeños trucos que facilitarán la comunicación:

• Más visual

En todas las herramientas en uso, cuando las imágenes que usamos son las correctas, están impresionaran más que los textos.

• Ser ligera

Facilita la participación de las personas. Además de usar herramientas livianas como video y video-entrevistas, cortas y directas al grano.

• Incluya datos numéricos

Para informar a los empleados sobre el rendimiento, las metas y el progreso.

• Activar canales para recibir comentarios.

Puede ser buzones de sugerencias o correos electrónicos creados para este fin y darlo a conocer con los colaboradores.

• Fomentar la comunicación entre las diferentes unidades de la organización

De esta manera, no se sentirán aislados los trabajadores y pensaran que son parte de algo más grande que tu oficina.

• Evita la sobre comunicación.

Brinde la información correcta a las personas adecuadas y siempre vaya directo al grano.

• Inspirar, así como informar.

La comunicación interna es una herramienta incomparable para motivar e involucrar a las personas.

• La transparencia

Obviamente es la prerrogativa de cualquier buena comunicación, es crear un canal de confianza y esto solo se logra con la transparencia.